‘De meeste vergaderingen zijn een regelrechte aanslag op de menselijke ziel’

Vergaderen, niet veel werknemers zullen een gat in de lucht springen als dat op de agenda staat. Met hoeveel deskundige mensen je ook in een ruimte zit, op de een of andere manier worden er zelden spijkers met koppen geslagen in zo’n overleg - dat meestal ook nog uitloopt. 

Hoe maak je van een vergadering iets waar de deelnemers en de organisatie nu écht baat bij hebben? Om dat dilemma op te lossen kwam een team specialisten op het gebied van superieure menselijke prestaties - hartchirurgen, voormalige elitemilitairen, basketballcoaches uit de NBA, neurowetenschappers en spirituele leiders - onlangs bijeen in een vergaderzaal van Stanford University, meldt de BBC. 

Daar bespraken zij het probleem bij een zogeheten Moonshot Summit, een term die normaal wordt gebruikt voor discussies over belangrijke zaken met een schier onmogelijk te behalen doel (zoals het bereiken van de maan ooit was voor de wetenschappers van NASA).

Juist omdat vergaderen zoiets doodgewoons is, zouden we er meer aandacht aan moeten besteden, vinden de organisatoren van de bijeenkomst. Om immers tot de oplossing voor de grote kwesties te komen, zullen mensen bij elkaar in een kamertje moeten komen, informatie moeten uitwisselen en tot besluiten moeten komen. ,,Het bespreken van standpunten is zo’n essentieel onderdeel van een team of organisatie, maar het is iets waar we nauwelijks acht voor hebben’’, verklaart consultancyexpert Andy Walshe. 

Vergaderen is vaak verre van productief, ziet hij. ,,Je richt je op het grote plaatje, maar als je niet effectief met elkaar communiceert, wordt de benodigde informatie niet goed gedeeld en begrijp je elkaar niet. Een slechte vergadering is de aanzet tot alle andere slechte beslissingen binnen een organisatie.’’ 

Deelnemer Sue Philips, mede-oprichter van een onderzoeksbureau, vindt de huidige manier van vergaderen een kwalijke zaak. ,,Ik geloof echt dat de meeste vergaderingen een regelrechte aanslag zijn op de menselijke ziel’’, zegt ze. ,,Mensen worden erdoor gereduceerd tot slechts hun functionele waarde. Wie zij zijn maakt op dat moment en op die plek helemaal niet meer uit.’’

De hamvraag: deze vergadering over vergaderen, leidde dat wel ergens toe? Creatieve ideeën kwamen er zeker uit de brainstormsessies: laat iedereen dezelfde kleur overall dragen om hiërarchische verschillen tegen te gaan, wissel stukken van tevoren uit en laat deelnemers elkaars ideeën presenteren, of richt de ruimte in met hittesensoren zodat de gespreksleider kan zien of iemand blij of juist gestrest raakt tijdens de discussie. Nog radicaler: schrap alle vergaderingen en kijk wat er uit de daarop volgende chaos ontstaat.  

Of een organisatie het aandurft om dergelijke rigoureuze maatregelen te treffen, is de vraag. Toch zijn er wat kleine ingrepen die een groot effect kunnen hebben, zegt Joe Allen, organisatiepsycholoog aan de universiteit van Utah en gespecialiseerd in het onderwerp vergaderen. 

Dit zijn Allens punten om tot een betere vergadering te komen:

1. Nodig alleen de mensen uit die erbij moéten zijn: alleen deelnemers wiens expertise noodzakelijk is voor de uit te voeren taken, moeten een uitnodiging krijgen.

2. Laat de tijdsduur afhangen van het doel van de vergadering: probeer zo kort mogelijk de tijd te nemen voor de vergadering. Ga dus geen uur door omdat dat nu eenmaal zo ingepland staat als je na 27 minuten al bereikt hebt wat je nodig had.

3. Ga verstandig om met agendapunten. Een gedetailleerde agenda is nuttig voor deelnemers om zich goed voor te bereiden, maar wordt waardeloos als de punten niet aan bod komen. Zorg dat de discussie over het geplande onderwerp blijft gaan.

4. Kom te vroeg - of tenminste op tijd. Met te laat komen verspil je ieders tijd. Daarnaast blijkt uit onderzoek dat een paar minuten kletsen over koetjes en kalfjes voor de vergadering ervoor zorgt dat mensen zich daarna meer op hun gemak voelen om zich in de discussie te mengen.

5. Evalueer. Direct na de vergadering moeten discussieleiders de notulen en afgesproken actiepunten rondsturen en daarbij duidelijk de deelnemers aanwijzen die hiermee aan de slag gaan.

Bekijk hieronder ook de tips van coach Charlotte van 't Wout om slimmer te vergaderen:

Lees de beste artikelen op het gebied van werk en carrière via onze wekelijkse nieuwsbrief!